Thành thạo các Shortcuts
Một trong số các kỹ năng Excel cơ bản nhất chính là thành thạo các Shortcuts. Các thao tác này có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc. Ngoài hai phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V quen thuộc dùng để sao chép và dán một đoạn văn bản, Excel còn nhiều lựa chọn Shortcuts khác dành cho bạn.
Các phím tắt hữu ích khác trong Excel bao gồm Ctrl+Z, để hoàn tác hành động cuối cùng, Ctrl+PageUp để chuyển giữa các tab trang tính, Ctrl+A để chọn toàn bộ trang tính, Ctrl+F để tìm các mục và Ctrl+K để chèn đoạn URL.
Nhập Data từ các nguồn website
Học cách nhập dữ liệu là một chức năng thiết yếu có thể tăng tốc đáng kể quy trình làm việc của bạn. Giả sử bạn muốn xuất data từ một website bất kỳ trên mạng, bạn có thể dễ dàng có được một trang tính đầy đủ dữ liệu mình mong muốn bằng cách bấm vào File > Import External Data và bấm vào New Web Query.
Ngay sau đó, một cửa sổ mới sẽ hiện ra với đầy đủ data và nguồn URL của trang web mà bạn nhập trước đó. Chọn trang web và cách bạn muốn hiển thị, sau đó sao chép và dán liên kết vào hộp Address. Nhấp OK và thế là xong! Nguồn data mà bạn cần đã được tải về và nhập vào một trang tính trên Excel của bạn!
Đọc thêm: 10 Thủ Thuật Tin Học Văn Phòng Nâng Cao Năng Suất Làm Việc
Lọc kết quả
Nếu bạn có một bảng tính lớn với nhiều thông tin trên đó, sử dụng tính năng Autofilter là điều thông minh nhất bạn có thể làm. Để làm điều đó, hãy nhấn vào Data > Filter > Autofilter. Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong các lựa chọn của câu lệnh và lọc kết quả theo nhu cầu của riêng bạn.
AutoCorrect và AutoFill
Một nguyên tắc chung khi sử dụng Excel chính là việc tận dụng các công cụ tự động hoá nhằm tiết kiệm thời gian một cách tối đa. Có hai cách để thực hiện việc này: AutoFill và AutoCorrect. AutoCorrect tự động sửa các từ sai chính tả và lỗi ngữ pháp cơ bản. Để bật AutoCorrect, chọn tab Tools và sau đó là AutoCorrect.
Tính năng AutoFill giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu, đặc biệt là khi bạn đang cố nhập một danh sách được đánh số theo cách thủ công. Để kích hoạt nó, hãy chuyển đến menu Edit, chọn Fill và nhấp vào Series.
Sử dụng các hàm cơ bản
Có một số công thức hay hàm mà bạn cần biết đối với các kỹ năng Excel cơ bản:
- SUM: Hàm này cung cấp cho bạn tổng các giá trị bạn đã chọn. Bạn có thể sử dụng số, tham chiếu ô, mảng và các giá trị khác được chấp nhận trong bảng tính.
- AVERAGE: Hàm trung bình cung cấp cho bạn giá trị trung bình của các giá trị bạn đã nhập.
- MAXIMUM/MINIMUM: Các hàm này được sử dụng thường xuyên vì chúng cung cấp cho bạn các giá trị tối đa và tối thiểu trong phạm vi ô bạn đã chọn.
- COUNT: Hàm này cung cấp cho bạn số ô có chứa số.
Quản lý Page Layout
Bạn sẽ muốn chắc chắn rằng bản in của mình trông đẹp như hiển thị trên màn hình, vì vậy bạn sẽ cần biết cách quản lý bố cục trang. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn này bằng cách nhấp vào tab Page Layout. Cân nhắc thử với các tùy chọn như đánh số trang, cột và đường viền trang để xem cách chúng hoạt động, sau đó phân nhánh.
Sử dụng bảng Pivot
PivotTable là một tính năng Excel được sử dụng để tạo báo cáo từ các tập dữ liệu lớn. Đây là một công cụ mạnh mẽ vì nó cho phép người dùng xem xét cùng một dữ liệu từ các góc độ khác nhau. Bạn có thể sử dụng PivotTable để tính toán, tóm tắt, phân tích, xem hay so sánh, mẫu và xu hướng trong dữ liệu của mình.
Bạn có thể sử dụng PivotTable để sắp xếp, đếm, tổng hoặc dữ liệu trung bình được lưu trữ trong một bảng tính lớn và hiển thị chúng trong một bảng mới. PivotTable là một cách tương tác để:
- Trình bày và phân tích lượng lớn dữ liệu theo nhiều cách thân thiện với người dùng
- Tóm tắt và sắp xếp dữ liệu theo danh mục và danh mục con
- Tạo các phép tính và công thức tùy chỉnh để áp dụng cho tập dữ liệu
- Lọc, sắp xếp và nhóm dữ liệu để tập trung vào thông tin bạn cần
- Trình bày báo cáo ngắn gọn, hấp dẫn và có minh họa